第一章总则
第一条 为进一步规范全省各高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》、《高等学校档案管理办法》，结合全省高等学校档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校（以下简称高校）从事教学、科研、管理、基本建设等一切办学实践活动直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一，学校应当对其加强领导和管理，将之纳入学校整体发展规划，纳入整体考核评估指标体系。
第四条 高校内部各职能部门应当将文件材料的形成、收集积累、立卷、整理、归档工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人业绩考核内容，加强对本部门档案工作管理。
第五条 省教育行政部门主管全省高校档案工作。档案行政管理部门负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第六条 高校档案工作由高校校（院）长领导，其主要职责：
（一）贯彻执行国家和省关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分工负责档案工作的校（院）领导协助校（院）长负责档案工作，及时协调工作关系，解决工作问题。
第二章机构设置与人员配备
第七条 高校档案机构指高校档案馆或综合档案室。
（一）具备下列条件之一的高校应当设立档案馆：
1．建校历史在50年以上；
2．全日制在校生规模在1万人以上；
3．已集中保管的档案、资料在3万卷或排架长度300延长米以上。
（二）高校档案馆是高校内部设置的集中统一管理学校档案和档案工作的专门机构，是高校的独立职能部门。
（三）未设立档案馆的高校应当设立综合档案室。综合档案室可独立建制，也可隶属于学校办公室。
第八条 需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室单独保管。
档案分室是高校档案机构的分支机构，日常工作由设立单位负责管理，业务上接受高校档案机构的指导、监督和检查。档案分室应当按年度向高校档案机构移交所保管档案的目录。
第九条 高校档案机构的管理职责：
（一）贯彻执行国家和省有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案数字化和电子文件归档与管理工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动；
（十）对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。
第十条 高校应当成立由校（院）长为主任委员、分管校（院）领导和相关校（院）领导为副主任委员、相关职能部门负责人为成员的学校档案工作委员会，作为全校档案工作的组织、协调、监督和咨询机构。
档案工作委员会应当根据《高等学校档案管理办法》等有关档案法规和学校档案工作实际，制定明确的工作职责；应当每年定期召开全体委员会议，研究、总结、部署全校档案工作；适时召开工作专题会议，研究问题，协调关系，推动工作。
第十一条 高校档案机构应当创建爱国主义教育基地和教育实践基地。高校校史馆（陈列室）、博物馆、纪念馆等，在条件具备时应当归入档案机构统一管理。
第十二条 高校档案馆设专职馆长一名，可设副馆长一至二名。综合档案室设专职主任一名，也可设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，应具有高级专业技术职务任职经历；
（二）有较强的组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十三条 高校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校编制序列，其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
高校档案机构承担教职工人事档案和学生人事档案管理职能的，应当根据人事档案管理规定设置相应机构，并配备专门档案管理人员。
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